Datové schránky – dobrý sluha, nebo zlý pán?
Pojem datové schránky se s blížícím spuštěním do ostrého provozu od 1. listopadu 2009 objevuje ve všech médiích i firemních poradách. Na to, jaká je skutečnost a co nám doopravdy datové schránky přinesou jsme se zeptali nezávislého odborníka Petra Bönsche, který se dlouhodobě věnuje informačním technologiím ve státní správě a eGovernmentu, a Jiřího Heriana ze společnosti Gitech.cz, která se právě na zavádění datových schránek zaměřuje.
Můžete na úvod zopakovat co jsou datové schránky?
Systém datových schránek vytvořilo Ministerstvo vnitra ČR jako nástroj pro elektronickou komunikaci občanů, živnostníků a právnických osob s orgány veřejné moci (tedy s obecními úřady, finančními úřady, zdravotními pojišťovnami, soudy, složkami policie atd.). Datové schránky přinášejí povinnost elektronické komunikace mezi úřady a od roku 2010 volitelně i mezi podnikateli. Jinými slovy, dosavadní písemná korespondence se nahradí výhradně elektronickou, nebude se však používat klasický e-mail, který nelze důvěryhodně zabezpečit, nýbrž specializovaný systém na podobném principu.
Kdo může a kdo musí datové schránky používat?
Od 1. července 2009 vstoupil v účinnost zákon o eGovernmentu, který zavádí systém datových schránek a autorizovanou konverzi dokumentů. Na základě tohoto zákona zřídilo Ministerstva vnitra ČR datové schránky všem orgánům veřejné moci a právnickým osobám, pro něž je používání datových schránek povinné. Orgány veřejné moci musí jak přijímat poštu z datových schránek, tak zasílat poštu do datových schránek všem subjektům, které mají datovou schránku přístupnou. Právnické osoby musí přijímat poštu z datové schránky, odesílání pošty přes datové schránky je pro ně dobrovolné, to znamená, že mohou použít současnou metodu zasílání písemných dokumentů prostřednictvím České pošty.
Co se stane, když si datovou schránku nějaký subjekt neaktivuje?
Subjektům, které si aktivaci neprovedou sami včas, bude od 1. listopadu 2009 datová schránka aktivována automaticky. Od tohoto data budou úřady zasílat korespondenci výhradně do datových schránek pro zasílání pošty, a po 10 dnech bude pošta považována za doručenou, bez ohledu na to, zda se subjekt do datové schránky přihlásil či nikoli. Pokud dotčené subjekty nebudou poštu z datových schránek vybírat, může to mít pro ně závažné a nepříjemné důsledky, jelikož doručené dokumenty nabudou právní moci.
Přibližte nám hlavní výhody datových schránek?
Výhodou je, že se jedná o efektivní způsob komunikace, který je přístupný 24 hodin denně odkudkoliv, kde je internet. Uživatelé jistě přivítají úsporu jak času, jelikož příjem a podání probíhá bez nutnosti návštěvy pošty, tím i bez časového nároku na cestu a frontu u přepážky, tak financí, protože služba je poskytována bezplatně a neplatí se poštovní poplatky. Navíc každý subjekt může pověřit více vlastních osob k vyřizování pošty pomocí datové schránky.
Jaké obtíže na uživatele datových schránek čekají?
Jistě to bude počáteční momentální nízká znalost uživatelů a podcenění problematiky, zejména ze strany firem. Přitom aktivací datové schránky vzniknou další potřeby, kterou budou muset úřady a právnické osoby řešit. Jedná se především o bezpečné ukládání a archivaci elektronických dokumentů doručených do datové schránky, u větších úřadů a právnických osob i oběh elektronických dokumentů v rámci úřadu či společnosti. Je potřeba si uvědomit, že prostřednictvím datových schránek budou doručovány dokumenty v elektronické podobě, které nebudou vůbec v papírové formě existovat. Je sice možné elektronické dokumenty autorizovanou konverzí převést do podoby listinné, ovšem tato konverze se provádí za úplatu. Převádění veškerých elektronických dokumentů do listinné podoby by navíc bylo proti smyslu zavedení datových schránek.
Co byste tedy uživatelům doporučil?
Zejména aby problematiku nepodceňovali a obrátili se na kvalifikovanou firmu, která provede analýzu potřeb, pomůže jim datové schránky zprovoznit, provede zabezpečení schránek i dokumentů a seznámí uživatele s obsluhou i bezpečnostními pravidly. Cena takovéto služby bude nepochybně řádově nižší, nežli případné škody.
Kam se mohou uživatelé obrátit o pomoc?
Právnické osoby i orgány státní moci se mohou obrátit na své správce sítě, nebo jinou kvalifikovanou firmu. Například Gitech.cz vytvořil na pomoc uživatelům v Karlovarském kraji unikátní specializované webové stránky na adrese http://datove-schranky.gitech.cz, kde se mohou dozvědět potřebné informace, objednat si konkrétní školení či služby s provozem datových schránek spojené. Aktuálně se na těchto stránkách může každý, kdo má zájem, zaregistrovat na odborné semináře na téma „Datové schránky pro právnické osoby“. Ty se budou konat koncem října a v případě zájmu i v průběhu listopadu v Krajské knihovně v Karlových Varech.